Beth Israel Lahey Health a récemment modernisé son infrastructure de télécopie, une initiative qui a démontré des résultats positifs pour le système de santé du Massachusetts.
Dans le cadre d’un effort de consolidation des dossiers de santé électroniques (DSE), Beth Israel Lahey a mis à niveau ses processus de télécopie, réunissant ainsi 14 hôpitaux sous une seule plateforme Epic DSE. James Roeber, directeur des solutions d’infrastructure, a expliqué que l’organisation a adopté le système de Retarus, ce qui a résolu les problèmes d’évolutivité que l’infrastructure précédente ne pouvait plus gérer.
Roeber a noté que le système Retarus a également offert une meilleure visibilité sur la livraison des fax, éliminant ainsi des problèmes tels que les signaux d’occupation et les pannes de lignes analogiques, souvent causées par une infrastructure de télécommunications vieillissante.
En intégrant des outils d’intelligence artificielle (IA) dans ses flux de travail de télécopie, Beth Israel Lahey a pu automatiser le traitement des documents fax entrants, remplaçant la nécessité d’un tri manuel par les employés.
Cette transition, réalisée en 2023, représente davantage qu’un simple remplacement de télécopieurs pour Roeber; elle a été une étape clé vers une transformation numérique plus large, facilitant l’automatisation des tâches administratives telles que les références et les renouvellements d’ordonnances.
“Les renouvellements ou les références arrivent où ils doivent aller plus rapidement. Il n’y a plus d’intermédiaire humain pour numériser ces documents dans le dossier du patient. Tout est désormais un flux de travail numérique, ce qui nous permet d’économiser considérablement sur le papier, les imprimantes et les déchiqueteurs”, a-t-il déclaré.
Le taux d’échec des fax de Beth Israel Lahey, qui était de 34% avant l’adoption de la technologie Retarus, a depuis été réduit à 4%, selon les données du système de santé.
L’organisation a également rapporté des économies de 4 millions de dollars grâce à cette nouvelle plateforme, réalisées par la réduction des coûts liés au papier et à l’impression, l’élimination des lignes de fax analogiques, et la diminution du travail associé au traitement manuel des fax défaillants.
Roeber a ajouté que les cliniciens étaient satisfaits de la plateforme Retarus, qui améliore la fiabilité et fait gagner du temps.
Martin Hager, PDG de Retarus, a affirmé que ce partenariat illustre comment les prestataires de santé peuvent optimiser les soins tout en réduisant les coûts, en corrigeant les inefficacités de communication. Il a noté que l’infrastructure de télécopie traditionnelle dans les hôpitaux est souvent peu fiable, dépendant de matériel vieillissant et de systèmes mal entretenus.
Hager a souligné que Retarus se distingue par sa capacité à fonctionner sur l’ensemble de la pile technologique, englobant des outils de gestion d’infrastructure cloud, des logiciels de fax et des relations avec les opérateurs. Pour lui, garantir ce niveau de fiabilité et de transparence est essentiel pour réduire les frustrations des cliniciens et les coûts cachés résultant de tâches répétitives.
“La réduction du temps d’attente à quelques secondes permet aux entreprises d’économiser et aux utilisateurs d’éviter bien des frustrations. Nos données sont traitées en quelques secondes – les utilisateurs reçoivent le rapport d’état moins de 10 secondes après la transmission de la tâche”, a-t-il déclaré.
Ce déploiement technologique illustre comment la modernisation des infrastructures peut mener à des améliorations mesurables en efficacité, souvent traduites par des économies de matériel. Pour Beth Israel Lahey, cette initiative représente une avancée significative vers l’automatisation des tâches administratives et l’amélioration de l’expérience des cliniciens.
Photo : Gary Yeowell, Getty Images
